ASISTENTE ADMINISTRATIVA - TUMACO

Heartland Alliance International

  • Tumaco, Nariño
  • Permanente
  • Tiempo completo
  • Hace 1 mes
General
Heartland Alliance es una ONG sin ánimo de lucro que tiene 125 años de experiencia en el trabajo con comunidades vulnerables en Chicago. Heartland Alliance International fue creada con la misión de proveer servicios a comunidades similares que viven, o han vivido, en situaciones de conflicto o violencia. Heartland Alliance trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de Heartland Alliance en salud publica trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nivel local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos. Heartland Alliance actualmente implementa proyectos en: Iraq, Burundi, Nigeria, República Dominicana, República Demócrata del Congo, México, Haití, Ghana, y Cote d'lvoire.

Objetivo del Cargo
Apoyar la operación de la oficina de territorio, garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto.

Posición dentro de la organización
La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Directora Financiero. Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Psicólogo-Coordinador, Psicólogo, Trabajador/a Social, Trabajadores Comunitarios).
El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Directora Financiero.

Responsabilidades a Desarrollar

Tareas administrativas
Apoyo general de orden administrativo y secretarial
Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.) según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas.
Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo.
Apoya a la Coordinadora en la planificación de reuniones y la agenda de la oficina de territorio.
Gestiona la coordinación de conferencias, viajes, logística de eventos de Proyecto.
Responsable de la recepción de la oficina. Esto incluye estar pendiente de las personas que llegan y salen de las instalaciones, hacer registro de invitados y contestar llamadas, entre otros.
Coordinar los procesos administrativos para la adquisición de equipos, materiales de oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos).
Apoyar a los equipos programáticos y consultores en la ejecución de las actividades de proyecto.
Observar y mantener registros del proceso de adquisiciones para garantizar total transparencia.
Elaborar la lista de compra y gestionar la adquisición de productos de oficina, de aseo y consumibles.
Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización.
Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto, en el marco de sus funciones.

General:
Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales;
Mantener la confidencialidad con cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa.
Demás funciones o tareas que el equipo de HAI considere necesarias que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado.
Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia.

Perfil

Educación
Requisitos imprescindibles:
Bachillerato completo

Experiencia
Requisitos imprescindibles:
Mínimo 2 años de experiencia relevante en puesto similar;
Experiencia trabajando en diferentes entornos interculturales.

Se valorará positivamente:
Ser residente ya en la zona, particularmente con población afro-colombiana;
Dominio de la lengua inglesa (escrita, hablada y entendida).
Experiencia en formación y capacitación con comunidades;
Experiencia previa en trabajo en el ámbito de los derechos humanos y particularmente con población desplazada y/o víctimas del conflicto armado;

Aptitudes / Actitudes
Persona eficiente, ágil y organizada, responsable y con iniciativa;
Capacidad para trabajar en equipo, puntual, ordenada y discreta;
Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar en equipo;
Empatía ante el dolor ajeno y capacidad para manejar asertivamente situaciones de conflicto;
Respeto por la diversidad y la interculturalidad;
Afinidad y compromiso con los mandatos de Heartland Alliance International;
Enfoque a los resultados y persistencia para alcanzar los logros.

Condiciones e Instrucciones para aplicar a esta convocatoria

Cómo aplicar:

Las personas interesadas deben visitar el link

Entrevistas: Se realizarán las entrevistas según se vayan recibiendo las hojas de vida.

Tipo de Contrato: Contrato laboral a término fijo,

Disponibilidad: Inmediata.

Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratación y empleo, y opera todos los programas, servicios y funciones sin importar la raza, credo, color, edad, género, identidad de género, estado civil o parental, religión, ascendencia, origen nacional, amnistía, discapacidad física o mental, orientación sexual, estatus de inmigrante o infección por VIH.

Heartland Alliance International

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