Asistente Administrativa Administrativa
Campanario Centro Comercial
- Popayán, Cauca
- Permanente
- Tiempo completo
Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas o estudios profesionales similares no culminados, con conocimientos yo estudios secretariales, gestión de calidad, archivo, contabilidad y aspectos relacionados con su área de formación.
OBJETIVO DEL CARGO
Brindar apoyo funcional al área administrativa y colaboración a la gestión de Gerencia
FUNCIONES PRINCIPALES
Actividades operativas periódicas
Manejar y controlar la herramienta de PQRS, ingreso de los requerimientos del cliente interno y externo al sistema para posterior direccionamiento al área encargada. Custodia de los soportes físicos y control de consecutivos. Realizar las llamadas para verificar el envío de las respuestas.
Mantener actualizada la información de locatarios de la copropiedad teléfonos, contactos, marcas, productos que venden ect
Actualizar y verificar con regularidad la información de copropietarios del centro comercial e ingresar la información en el Libro de Registro
Gestionar y coordinar el reporte del RUB en coordinación con el área contable, asumiendo bajo su responsabilidad el manejo y reporte de la información.
Hacer seguimiento a los procesos internos y externos que puedan afectar jurídicamente el centro comercial, con especial atención a las fechas de respuesta y anexos requeridos.
Brindar apoyo al Administrador en los trámites jurídicos, brindando la información al Asesor Jurídico y manteniendo actualizados la carpeta de cada caso
Reportar los siniestros a las aseguradoras y hacer seguimiento hasta su pago o negación.
Realizar las convocatorias para las diferentes licitaciones, seguros, aseo, seguridad y otros con el respectivo apoyo en tiempos de entrega, resolución de inquietudes
Apoyar en la logística y desarrollo de actividades previas para la realización de Asamblea de Copropietarios
Actualizar el reporte de las novedades del turno permanencias semanalmente, informando a gerencia los hallazgos y redireccionando a cada área según corresponda.
Indicar a locatarios documentación y proceso para el retiro de mobiliario yo cierre del establecimiento en el centro comercial
Brindar inducción, e información de administración yo políticas a los locatarios del centro comercialAsistencia gerencialBrindar apoyo secretarial, manejo de agenda a Gerencia, respuesta a correos, comunicaciones, propuestas y otros Atención de visitas, coordinar reuniones y logística de las mismas confirmación de asistencia, refrigerios, actas ect.
Asistir a la gerencia en el desarrollo de los diferentes proyectos y actividades programadas.
Coordinar la invitación, logística, acta de Consejo de Administración, mantener actualizado el cuadro de actividades pendientes y compromisos adquiridos en esta reunión para seguimiento de la gerencia.
Participar en los comités a los que asiste o participa el Administrador y redactar las actas correspondientes.
Ayudar en la consolidación de archivos y presentaciones para consejo de administración y asamblea.
Realizar arqueos de caja menor al área contable por lo menos dos veces al mes con reporte a gerencia.Apoyo general en la organizaciónSeguimiento y coordinación de actividades implementación World Office
Articulación de actividades de las áreas capacitaciones eventos ect Calendario evitando sobre ocupación de espacios, cruce o cercanía con otras actividades
Preparar los cuadros comparativos de las propuestas recibidas en las convocatorias y gastos autorizadas a las áreas, que superen los diez 10 salarios mínimos para presentar a gerencia y llevar a autorización del consejo de administración.
Mantener actualizado los procesos, procedimientos y formatos bajo el sistema de gestión de calidad.
Mantener actualizado, controlar y hacer seguimiento el archivo de gestión documental.
Las demás que sean asignadas por el Jefe Inmediato
CompuTrabajo