Coordinador Administrativo

• Supervisar, coordinar, actualizar, implementar, y velar por el cumplimiento de los procedimientos de administración y compras en coordinación con el Coordinador Senior de Administración y Finanzas
• Asegurar que todos los miembros del equipo conozcan y sigan las normas y procedimientos establecidos para adquisiciones, eventos y logística.
• Dar soporte a las Gerentes del programa, para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades del programa.

• Coordinar el apoyo logístico para la organización de eventos, talleres, capacitaciones y otras actividades del Programa.
• Supervisar la recopilación de la documentación de contrapartes y participantes que asistirán a los eventos de capacitación.
• Supervisar y coordinar la logística de viajes de participantes a talleres regionales, incluyendo transporte, alimentos, hospedaje, materiales del evento de acuerdo a las políticas establecidas.
• Asegurar los registros y listas de asistencia de eventos, talleres y capacitaciones locales

• Realizar los procesos de compra administrativas y de índole técnico del proyecto, y de las oficinas regionales cuando sea necesario, incluyendo la identificación de proveedores, recopilación de cotizaciones, negociación en caso sea necesario, y preparación de la documentación para los archivos del proyecto.
• Guiar y brindar apoyo al personal del proyecto en los procesos de compras.
• Preparar, compilar y organizar la documentación para pago de proveedores, incluyendo el sustento de proceso de selección y la factura, y la entrega de estos a Contabilidad oportunamente, una vez completa toda la documentación de sustento.
• Redactar memorandos de selección, preparación de cuadros comparativos, y solicitar la aprobación según sea el caso.
• Coordinar con Contabilidad el ingreso de activos nuevos al inventario al momento de recepción
• Ser el enlace entre los proveedores y Technoserve para el pago de servicios /o compras realizadas en el marco del Programa.
• Asegurar que se realicen las actas de entrega según corresponda para personal interno al proyecto, o para terceros, el llenado oportuno y adecuado de las mismas.
• Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios.

• Apoyar la ejecución del programa de capacitación anual en promoción y prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y sea extensivo a todos los niveles de la organización.
• Coordinar la realización de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro para los trabajadores.
• Coordinar las capacitaciones al personal relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo junto con el Contratista.
• Apoyar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, al Comité de Convivencia y a la brigada de la empresa en sus actividades.
• Elaborar y mantener actualizada toda la documentación del SG-SST que sea requerida por la normatividad vigente en Colombia o por normas o estándares que la empresa haya adoptado bajo los lineamientos del asesor.

• Apoyo en los procesos de selección de personal para las nuevas plazas, en relación con la citación a entrevistas, apoyo en procesos de pruebas, recopilación del proceso general para solicitar la aprobación de vinculación ante el Gerente de Recursos Humanos.
• Vincular al nuevo personal al Sistema de Seguridad Social.
• Mantener las carpetas del personal, con toda la información relevante a su contrato.
• Elaboración de los volantes de nómina
• Control de las novedades, tales como: Vacaciones, premisos, incapacidades

• Estudios técnicos en Administración de Empresas o áreas afines
• Experiencia de 5 años, en áreas administrativas y brindando soporte al área de compras, logística y personal.
• Alta atención al detalle.
• Habilidad de gestionar múltiples solicitudes y organización
• Manejo de Microsoft Office.

• Trabajo en equipo.
• Empatía

• Facilidad para generar confianza.
• Fuertes habilidades de comunicación.
• Altamente confiable.
• Administración de información.

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